ส่วนราชการ ของสำนักงาน ก.พ.ร. เพื่อสร้างความเข้าใจในทิศทางการทำงาน และหารือแนวทางการทำงานร่วมกันของคณะทำงานฯ
จากประเด็นข้อ 3 และ 4 “สายตรงท่านเลขาธิการ ก.พ.ร.” ในช่วงที่ผ่านมา ที่ประชุมได้แลกเปลี่ยนพูดคุยถึงปัญหาการทำงานในช่วงที่ผ่านมา และร่วมกันเสนอแนวทางในการทำงานร่วมกัน โดยสรุปดังนี้
1. การสื่อสารระหว่างทีม เพื่อสร้างความเข้าใจ และช่วยกันแก้ปัญหาในระหว่างการทำงานได้
– ใช้ช่องทางกลุ่ม Line คณะทำงานฯ และกลุ่ม Line ระหว่างทีมกลางและหัวหน้าทีม เพื่อสื่อสารข้อมูล และแจ้งปัญหาในการทำงาน เพื่อให้ทีมกลางสนับสนุนหรือช่วยแก้ปัญหา
– กำหนดให้มีการประชุมเดือนละครั้ง เพื่อสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างทีม
– ขอให้มีการสื่อสารระหว่าง ผอ.กอง ในแผนการทำงานของคณะทำงานฯ เพื่อให้น้อง ๆ ในแต่ละทีมจะได้บริหารจัดการภารกิจและเวลาได้ดีขึ้น
2. วิธีการทำงาน
– กำหนดแผนการทำงานในแต่ละระดับ (แผนการทำงานของทีมกลาง >> แผนการทำงานของแต่ละทีม) เพื่อให้เกิดความชัดเจน ซึ่งจะทำให้น้อง ๆ สามารถบริหารจัดการเวลา และวางแผนการทำงานของตัวเองได้
– ให้หัวหน้าทีมกำหนดบทบาท มอบหมายการทำงานของน้องในทีมให้ชัดเจน ในการลงพื้นที่่และการทำงานของทีม เพื่อน้องจะได้ทราบบทบาทและความรับผิดชอบของตัวเองในการมีส่วนร่วมของทีม
(pencil) ในการลงพื้นที่ให้แต่ละทีมมีการรายงานความก้าวหน้า ประเด็นปัญหาที่พบ เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างทีม และช่วยกันแก้ปัญหาร่วมกันระหว่างทีมกลางและคณะทำงานฯ ในแต่ละทีม
3. ฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน
– กำหนด template การรายงานความก้าวหน้า /ประเด็นปัญหา การสำรวจสถานะงานบริการ ใน google sheet เพื่อให้แต่ละทีมรายงาน และแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกัน
– กำหนดให้มีฐานข้อมูลกลางของคณะทำงานขับเคลื่อนฯ e-Service ไว้ใน Smart OPDC >> OPDC BOX >> ฐานข้อมูลส่วนกลาง >> คณะทำงานขับเคลื่อนฯ e-Service
โดยทีมกลางได้รวบรวมข้อมูลพื้นฐานงานบริการต่าง ๆ ที่ได้จากการสำรวจบริการ จากการขับเคลื่อน 20 งานบริการ จากการรับฟังความเห็นผ่านกิจกรรม Hackathon เป็นต้น รวมทั้ง เอกสาร ppt ในการเข้าพบผู้บริหารแต่ละกระทรวง ทั้งนี้ ทางทีมกลางจะนำข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมารวบรวมไว้ เพื่อให้คณะทำงานฯ และเจ้าหน้าที่สำนักงาน ก.พ.ร. ได้ใช้ในการทำงานร่วมกัน
นอกจากการวางแนวทางการทำงานร่วมกันแล้ว รกพร.นันทนาฯ ขอให้คณะทำงานฯ ช่วยกันทำงานเพื่อขับเคลื่อนงาน e-Service ซึ่งเป็นเป้าหมายที่สำคัญของสำนักงาน ก.พ.ร. ในการพัฒนาระบบราชการในอนาคต ซึ่งการทำงานในช่วงแรกนี้ ทุกคนอาจจะต้องทำความเข้าใจร่วมกัน และสื่อสารกันบ่อยมากขึ้น เพื่อจะได้เห็นภาพเป้าหมายในทิศทางเดียวกัน และในระยะ 3 เดือนข้างหน้า จะมีการทบทวนคณะทำงานฯ เพื่อให้เกิดความเหมาะสมในการทำงานมากขึ้น รวมทั้ง การพิจารณานำไปเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินผลการปฏิบัติงานร่วมด้วย
