เมื่อวันพุธที่ 21 กันยายน 2565 เวลา 8.30 - 16.30 น. สำนักงาน ก.พ.ร. จัดการประชุมสัมมนาให้ความรู้และถ่ายทอดประสบการณ์เพื่อสนับสนุนการทำงานของกลุ่มพัฒนาระบบบริหาร ณ ห้องแกรนด์บอลรูม ชั้น 6 โรงแรมอมารี วอเตอร์เกท กรุงเทพฯ สรุปประเด็นสำคัญ ดังนี้

         - กล่าวเปิดการประชุมสัมมนา โดย เลขาธิการ ก.พ.ร.
         - ขอขอบคุณเครือข่ายกลุ่มพัฒนาระบบบริหาร (กพบ.) ทุกท่านเป็นกำลังหลักของหน่วยงานในการขับเคลื่อนการพัฒนาระบบราชการ
         - วัตถุประสงค์ - ติดอาวุธให้ กพบ. มีความรู้ และเข้าใจในการบริหารการเปลี่ยนแปลง
         - กพบ. ไม่สามารถทำงานสำเร็จคนเดียวได้ - ต้องรับนโยบายจากผู้บริหาร แล้วนำมาแปลงสู่การปฏิบัติ รวมทั้งประสานคนในหน่วยงานรอบทิศ ซึ่งเป็นงานที่มีความท้าทายอย่างยิ่ง
         - ความคาดหวังของประชาชนมีเพิ่มขึ้นทุกวัน โดยเฉพาะถ้าเปรียบเทียบกับการให้บริการของภาครัฐ  VS ภาคเอกชน โจทย์คือจะ ทำอย่างไรที่จะพัฒนาบริการภาครัฐให้ตอบสนองกับความต้องการของประชาชนได้
         - แนวทางการขับเคลื่อนระบบราชการ :

            (1) การขับเคลื่อนระบบราชการสู่ Digital Government

                  1.1 ปรับข้อมูลให้เป็นดิจิทัล (Digitized Data)
                  1.2 ทบทวน/ปรับกระบวนงาน (Digitalized Process)

            (2) การเป็นรัฐบาลเปิด Open Government

                  2.1 Open Data และรับฟังความเห็นให้มากขึ้น
                  2.2 Network Government การปรับรูปแบบการทำงานให้เป็นรัฐเครือข่าย - เน้นเรื่องการทำงานร่วมกับภาคส่วนอื่นให้มากขึ้น ทั้งภาคเอกชน ภาคประชาสังคม และประชาชน

         - ทุกท่านคือตัวจริงในการร่วมปรับโฉม และขับเคลื่อนระบบราชการ

         - ถอดรหัสการเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง โดย นายนิสิต จันทร์สมวงศ์ อธิบดีกรมที่ดิน

           1. การถอดรหัสการเปลี่ยนแปลง หัวใจของการเปลี่ยนแปลง ส่วนหนึ่งเกิดขึ้นจาก

               - การเปลี่ยนแปลงคนในองค์กรเป็นนักล่ารางวัล แม้ไม่ได้รางวัล แต่สิ่งที่ได้คือการเปลี่ยนแปลงในองค์กรทีละเล็กทีละน้อย การพัฒนาในลักษณะนี้จะก่อให้เกิดงานที่ดีขึ้น ความคาดหวังจากประชาชน จากผู้บริหารระดับสูง หรือจากนโยบาย
               - สร้าง masterpiece ให้กับตนเอง ที่สนับสนุนการทำงานในองค์กร จะเป็นผลงานที่เกิดความภาคภูมิใจแม้อาจเป็นเพียงเล็ก ๆ และเป็นที่จดจำ และสร้างตนให้เป็นนักสร้างบริหารการเปลี่ยนแปลง

           2. ปัจจัยสำคัญของการเปลี่ยนแปลง

               - มีวิสัยทัศน์ชัดเจน ที่สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของโลก สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง สอดคล้องกับชีวิตประจำวัน ยึดประชาชนเป็นศูนย์กลาง ทำให้การทำงานราบรื่น มีประสิทธิภาพ และสร้างความพึงพอใจให้กับผู้รับบริการ การใช้เครื่องมือสื่อสาร ออนไลน์ ในการติดต่อสร้างการรับรู้ ประชาสัมพันธ์ แก้ไขปัญหาให้กับประชาชน
               - ธำรงความมุ่งมั่นในการขับเคลื่อนอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนแปลงต้องใช้เวลา มีแผนงานที่ชัดเจน/เปลี่ยนแปลงได้แต่ไม่เสียหลักการ มีแผนงาน/งบประมาณที่ต่อเนื่อง ต้องสร้างเครือข่ายการทำงาน ให้เห็นความสำคัญของเป้าหมาย และมุ่งมั่นอย่างต่อเนื่อง ประโยชน์ต้องเกิดกับประชาชน
               - เห็นภาพการเปลี่ยนแปลงที่สมบูรณ์/ครบถ้วนทุกองคาพยพ การเปลี่ยนแปลงมีหลายมิติ มองเห็นภาพสุดท้ายของการเปลี่ยนแปลง ยกตัวอย่างงานทะเบียนที่ดิน ที่สามารถเข้าไปดำเนินงานได้ในทุกสำนักงาน การแก้ไขระเบียบปฏิบัติ การปรับเปลี่ยนประสานงานกับธนาคารเพื่อประโยชน์การทำธุรกิจการเงิน
               - ต่อจิ๊กซอว์ของความเปลี่ยนแปลง
มีเป้าหมายรูปธรรมที่ชัดเจน มีตัวขี้วัดแต่ละองคาพยพ รู้ลำดับความสำคัญแต่ละองคาพยพ การแก้ไขกฎหมาย กฎระเบียบที่จะเอื้อต่อการให้บริการที่สะดวก รวดเร็ว จัดลำดับความสำคัญ หาปัจจัยสำคัญที่จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงให้ได้ ผู้บริหาร ทีมงาน และคนในองค์กรทุกคน มีส่วนร่วมที่สำคัญที่จะสร้างให้เกิดการเปลี่ยนแปลง
               - มีทีมงานกันหลายคนต้องดูแลกัน/ยุทธศาสตร์ที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลง put the right man on the right job/ปรับทัศนคติ ให้แรงจูงใจ/สร้างความเข้าใจร่วมกัน
               - สร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่เพื่อความยั่งยืน
การเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืน พฤติกรรมคนในองค์กรที่สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลง ความยั่งยืนของการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงเป็นรูปธรรม จับต้องได้ ทำงานมากมายต้องรายงานกลับไปสู่ประชาชน ให้รู้ว่าเราทำอะไรให้เขาบ้าง ทำแล้วต้องโชว์ ต้องให้ประชาชนได้รับรู้ การเชื่อมโยงการทำงานร่วมกันกับหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

         - การเสวนาถ่ายทอดประสบการณ์การขับเคลื่อนการพัฒนาระบบราชการ จากผู้ร่วมเสวนา คือ (1) นายปิ่นสาย สุรัสวดี ที่ปรึกษาด้านยุทธศาสตร์การจัดเก็บภาษีกรมสรรพากร (2) นางพอชม ฉวีวัฒน์ ผู้อำนวยการกลุ่มพัฒนาระบบบริหาร กรมสนับสนุนบริการสุขภาพ (3) นางวงเดือน จินดาวัฒนะ ผู้อำนวยการกลุ่มพัฒนาระบบบริหาร กรมการแพทย์แผนไทยและแพทย์ทางเลือก และ (4) ดำเนินรายการโดย นางอารีย์พันธ์ เจริญสุข รองเลขาธิการ ก.พ.ร.

           1. ผลสำเร็จของการพัฒนาองค์กร : เกิดจากการปฏิบัติงานตามภารกิจหลักของกรม ที่มุ่งเน้นผู้รับบริการ การใช้เทคโนโลยี Data IT มาช่วยในการปฏิบัติงาน และการมีเครือข่ายร่วมการดำเนินงานภาครัฐ ทั้งนี้ ในการปรับเปลี่ยนกระบวนการปฏิบัติงาน ใช้การ design thinking คิดอย่างเป็นระบบ และสร้างผลลัพธ์ ที่สอดคล้องกับ Customer focus และพัฒนาการทำงานในรูปแบบ Agile เพื่อความยืดหยุ่นและสร้างประสิทธิภาพในการทำงาน ทั้งนี้ข้อดีของรูปแบบการทำงานดังกล่าว จะสลายการเป็น function ของแต่ละหน่วยทำให้เห็นภาพรวมขององค์กร เกิดการตัดสินใจร่วม โดยผู้เข้าร่วมประชุมได้รับมอบอำนาจในการตัดสินใจ มีการแบ่งงานกันทำตามความถนัดและศักยภาพ การปรับ mind set ให้ทุกคนมองผลลัพธ์รวมและมีเป้าหมายที่ชัดเจน

               - กลุ่มพัฒนาระบบบริหาร จะเป็นแกนกลางในการประสานงานระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
               - อดีตออกแบบการทำงานในปัจจุบัน และจะเชื่อมต่อไปในอนาคต

            2. ปัจจัยที่ก่อให้เกิดความสำเร็จ ในการพัฒนาระบบงานให้ได้รับรางวัล คือการศึกษาหลักเกณฑ์ แนวทางอย่างละเอียด และเกิดความเข้าใจ มีการพัฒนาระบบการทำงานที่ยึดผู้รับบริการเป็นศูนย์กลาง โดยในแต่ละงานมีการ redesign process เห็นความแตกต่าง before/after อย่างชัดเจน และต้องมีการสำรวจความพึงพอใจ/ความเชื่อมั่น ของผู้รับบริการ รวมทั้งเปิดช่องทางการรับฟังข้อคิดเห็นจากผู้รับบริการ

               - ข้อสรุป ศึกษาเกณฑ์อย่างละเอียด มองงานให้ชัดเจน

            3. เคล็ดลับความสำเร็จของทีมงานกลุ่มพัฒนาระบบบริหาร ในการส่งผลงานสมัครรับรางวัล

               - การรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ และกำหนด KPI เพื่อปิด gap ให้ครอบคลุม
               - ความเป็นมืออาชีพ : ศึกษาเกณฑ์ ประสานงาน การเข้าถึงบุคลากร การให้คำบรึกษา สร้างสัมพันธภาพ และร่วมลงมือกับหน่วยงาน ฯลฯ
               - การสร้างทีมงานที่เข้มแข็ง มีใจรัก และทุ่มเท
               - การสร้างความร่วมมือเครือข่าย มีทีมให้คำปรึกษาได้ตลอดเวลา มีทักษะในการแก้ปัญหาเจรจาต่อรอง
               - การใช้ระบบในการกำกับติดตาม ทั้งอย่างไม่เป็นทางการและเป็นทางการ
               - การกำหนด Timeline ที่ชัดเจนในการจัดทำผลงานแต่ละประเภทรางวัล

            4. ปัจจัยความสำเร็จในการพิชิตรางวัลเลิศรัฐยอดเยี่ยม ประจำปี 2565

               - นโยบายผู้บริหารที่ชัดเจน (การบริหารงาน คน งบประมาณ เวลา ฯลๆ)
               - บุคลากรให้ความร่วมมือในการพัฒนางาน
               - ระบบงาน ยึดประชาชนเป็นศูนย์กลาง /Lean, Re-Design Process, Call Center, OSS, ใช้ IT ฯลฯ /สำรวจความพึงพอใจ ไม่ฟังพอใจ และความเชื่อมั่นของผู้รับบริการ
               - พัฒนาระบบ ERP/e-System /e-Service /เชื่อมโยงข้อมูล อย่างต่อเนื่อง
               - แสวงหาความร่วมมือ กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
               - ทีมงาน กพร. เข้มแข็ง มุ่งมั่น และทำงานแบบมืออาชีพ

            5. จุดร่วมกันของการพัฒนางาน/หน่วยงาน

               - นำเกณฑ์ PMQA มาเป็นเครื่องมือในการพัฒนาการทำงาน
               - ปรับเปลี่ยนการทำงาน/ระบบงาน ให้สอดคล้องกับสิ่งแวดล้อมที่มากระทบ
               - การร่วมมือ-ร่วมใจของคนในหน่วยงาน/นอกหน่วยงาน
               - การประสานงาน ทั้งภายในและภายนอก
               - กลุ่มพัฒนาระบบบริหาร ต้องสังเคราะห์เป็น คิด วิเคราะห์จำแนกแยกแยะ คัดเลือก และเขียนเรียบเรียงได้อย่างถูกต้อง

            - คลินิกให้คำปรึกษาการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ โดย (1) นางอารีย์พันธ์ เจริญสุข รองเลขาธิการ ก.พ.ร. (2) นางขนิษฐา งามวงศ์สถิต และ (3) ดร.ภาวนา กิตติวิมลชัย

               - แนวทางการยกระดับ การขับเคลื่อนหน่วยงานไปสู่ความเป็นระบบราชการ 4.0
               - ตัวอย่างหน่วยงานที่มีผลงานและความโดดเด่นของการเป็นระบบราชการ 4.0 เช่น FDA 4.0 ปรับกระบวนงานเป็นดิจิทัล FDA one Platform

            - การขับเคลื่อนงานด้านการปรับบทบาทภารกิจ และโครงสร้างส่วนราชการ โดย ผู้ช่วยเลขาธิการ ก.พ.ร. และผู้อำนวยการกองพัฒนาระบบราชการ 2

               - การปรับบทบาทภารกิจโครงสร้างหน่วยงานภาครัฐให้ทันสมัย ยืดหยุ่นเท่าทันการเปลี่ยนแปลง มุ่นเน้นการปรับปรุงโครงสร้างการแบ่งส่วนราชการตาม Agenda สำคัญ และตาม Function หน่วยงาน
               - การถ่ายโอนภารกิจภาครัฐ มุ่งเน้นขยายผลการถ่ายโอนงานอื่นที่มี High Value High Impact
งานที่มีแนวโน้มสำเร็จสูง

            สามารถรับชมย้อนหลังได้ทาง https://www.facebook.com/OPDCThailand/videos/1764359787260065